Det har från ett antal olika håll hävdats att ett affärssystems generella livscykel i ett företag är ca 8 år. Vår reflektion till detta påstående är att dessa personer förmodligen aldrig själva har varit med om att implementera ett affärssystem och inte heller har begripit affärssystemets roll som grundläggande infrastruktur i verksamheten. Kostnaden för att införa ett affärssystem, trimma processerna så att de fungerar på ett tillfredställande sätt och att utbilda personalen är så höga att det krävs mycket tungt vägande skäl för att byta system. Vi tycker inte att det är fel att jämföra ett affärssystem med en fabriksbyggnad. Man river inte ner denna vart åttonde år däremot gör man förmodligen till- och ombyggnader för att skapa så effektiva lokaler som möjligt. På samma sätt är det generellt sett med affärssystem.

Om leverantören av ett affärssystem utvecklas på ett tillfredsställande sätt och inte t ex drabbas av ekonomiska svårigheter och pga detta inte kan vidareutveckla systemet i samma takt som övriga leverantörer vilka orsaker finns då att byta system?  Vi säger inte att det aldrig finns skäl att byta affärssystem, men just 8 års gränsen känns som väldigt konstlad. Det kan lika gärna finnas skäl att byta efter 3 år t ex pga att man gjort ett felaktigt val, men att det tar en viss tid innan detta upptäckts och man erhållit tillräcklig självinsikt och motivation att byta (många lever en ganska lång tid på bara hoppet att det slutligen ska fungera. Om då inte 8 års regeln kan användas generellt hur vet man då när det är dags att skaffa ett nytt system?

Se Affärssystemet som en strategisk resurs

Lösningen är att företagen måste börja se afärssystemet som en strategisk resurs och också skaffa sig ett strategiskt synsätt på detta. Det går inte längre att ha ett reaktivt beteende och att reagera först när problemen med affärsystemet blivit så stora att man omöjligt kan fortsätta med det man för närvarande har. Man behöver istället ett proaktivt arbets- och synsätt som ser 1-2 år fram i tiden och mäter processeffektivitet, utveckling, medarbetar- och kundnöjdhet samt andra relevanta mått för att skapa ett "early- warning" system som håller ett öga på hur affärssystemet fungerar och att det verkligen används till att skapa konkurrensmässiga fördelar. Planeringshorisonten för affärssystemets utveckling bör ligga ca 3-4 år fram i tiden. Med det menar vi naturligtvis inte en detaljerad planering av vad som ska hända 4 år fram i tiden, utan istället t ex en rullande 4-årig scenarioplanering (ett scenario per år) som är konkretare år 1 och mer och mer konceptuell ju längre fram man kommer i tiden.

Vad är ett affärssystem ?

Om man ställer denna fråga kommer man i väldigt många fall få svar som SAP, Oracle, IFS osv. För oss är ett affärssystem summan av:

-De IT-baserade applikationerna som stöder affärsveksamheten

-Redovisning

-Reskontror

-OLF

-MPS

-CRM

-Elektroniska betalningar och e-handel, osv

-Processer, både kärn-och stödprocesser

-Personal

Som vanligt gäller att "en kedja inte är starkare än den svagaste länken". Det är mycket viktigt att:

-Systemen stöder processerna

-Processerna är konkurrenskraftiga och effektiva

-Personalen har tillräckligt kunskap om system och processer för att skapa maximalt värde

Är alla delar av affärssystemet lika viktiga

Både ja och nej. Vissa applikationer behövs av legala skäl t ex ekonomisystemet. Dessa skapar dock inte särskilt mycket affärsvärde, men är relativt enkla att få att fungera i verksamheten då det ligger ett starkt tryck från ett flertal intressenter (ekonomichef, revisor osv). Man märker också väldigt tydligt att de ej fungerar, fel i kontoavstämmningar och rapporter. Andra applikationer som är mycket viktiga för verksamheten och är nödvändiga för att skapa det affärsmässigt värdet är t ex OLF och MPS. Här finns inga självklara krav på vad dessa ska prestera dvs vad är bra och vad är dåligt? Har vi ett bra ordersystem och använder vi det på bästa sätt, hur vet man det? Slutligen kommer applikationer som väsentligt kan öka det affärsmässiga värdet, som t ex CRM, Business Intelligence, E-handel osv. Här är det ändå svårare att implementera dessa i verksamheten, förvisso har de potential att mångdubbla intäkterna men vi har inte använt dessa tidigare och hur vet vi att vi lyckats eller misslyckats?

Inspectum arbetar för närvarande med att klassificera dessa applikationer i grupper som var och en kräver ett speciellt tillvägagångssätt. Vi ser idag tre olika grupper :

-Stödapplikationer ( redovisning, reskontror, lön)

-Verksamhetskritiska applikationer ( OLF, MPS)

-Strategiska applikationer (CRM, BI, E-handel)

En mycket viktig formel att ha med i ett strategisk synsätt på affärssystem är visserligen ett par hundra år gammal men ändå mycket aktuell, nämligen Paretos Princip 80/20 - regeln.

Vad som händer på marknaden idag är att de flesta affärssystem mer och mer får en alltmer  likartad och grundläggande funktionalitet ( visserligen med olika sofistikationsgrad beroende på system) som utgör ca 80% av systemets funktionalitet. De kvarvarande 20% är de som verkligen ger möjlighet till att skapa unik affärsnytta per företag och bransch. För att lyckas i den alltmer hårdare konkurrensen måste varje företag öka kunskapen om de 20% som är viktiga i den egna branschen och verksamheten. En sak som är viktig att komma ihåg är att den i morgon största konkurrenten kanske inte ligger i Sverige utan finns i ett låglöneland som t ex Kina, där vi inte kan konkurrera avseende kostnader utan måste hitta andra vägar.