Under de senaste 10 åren har det varit många diskussioner om hur rekvisition-till-betalnings processen skall organiseras och optimeras.

Flertalet organisationer har hört hur leverantörer och experter inom området inköp och elektronisk fakturahantering basunerat ut svaret, svaret på frågan om hur man bäst organiserar sin rekvisition-till-betalnings(RTB) process. Verkligheten ser tyvärr ut som om fåtalet organisationer har uppnått målet att få en fullt integrerad och till hög grad effektiviserad RTB process. RTB processen är ett klassiskt exempel på var ett företag kan göra stora förbättringar och besparingar.

______________________________________________________

Rekvisition-till-Betalning (RTB) är ett område där flertalet organisationer har försökt att rita om sina befintliga processer utan att se det hela i ett bredare perspektiv. Det finns ofta stora organisatoriska hinder att övervinna när man implementerar RTB, men kan även erbjuda betydande möjligheter till förbättring och posisitiv förändring.

Flertalet ledande processmodeller samt tekniska lösningar som finns tillgängliga idag på marknaden, kan helt säkert hjälpa organisationer att uppnå en organisation i världsklass.

I sin allra enklaste form, kan RTB processen delas in fem huvudsakliga process steg: rekvisition, inköp av material/tjänster, mottagning av material/tjänster, faktura hantering samt betalning.

Här finns dock en viktig lärdom som måste göras, Inköp samt leverantörsreskontra bör betraktas som sammanhängande delar av en större process. Hinder mellan avdelningar och roller, det vill säga inköpsavdelning samt leverantörsreskontra/ekonomi, måste rivas för att effektivt minska de totala inköpskostnaderna, såväl strategiska som operativa, och skapa värde i processen. Varför? Betänk följande: Hantering av inköpsavtal, beställningar samt uppföljning av inköp påverkar i högsta grad arbetsinsatsen  för leverantörsreskontra med avseende både på volym och kvalitet. Att försöka förbättra processerna inom leverantörsreskontra utan att ta hänsyn till inköpsaktiviteter kommer med största sannolikhet att resultera i en suboptimering av hela RTB processen.

I Inspectums undersökning gällande Elektronisk Fakturahantering, ställdes frågan om hur många som var intresserade av inköpssystem och processen runt rekvisition till betalning. Hela 57 procent av respondenterna såg ej detta som intressant. Förklaringen är med stor sannolikhet att majoriteten av de utfrågade arbetade med leverantörsreskontraprocessen och ej såg sig som en aktiv del i RTB processen.